In deze handreiking zetten we de belangrijkste informatie over (de registratie van) onderhandse akten op een rijtje. U krijgt antwoord op vragen als: “Welke onderhandse akten zijn er?”, ”Welke gegevens registreert de Belastingdienst?” en “Hoe biedt u akten aan?”.
 
Een akte is een officieel document. Het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv) definieert een akte als een “ondertekend geschrift, bestemd om tot bewijs te dienen” (Artikel 156, lid 1 van het Wetboek van Rv).
Er zijn wettelijk 2 soorten akten:
Authentieke akte
Een authentieke akte is een document dat door een openbaar ambtenaar, vaak een notaris, is opgesteld en gewaarmerkt.
Een authentieke akte biedt de zekerheid dat:
  • de inhoud van het document echt is
  • niemand er achteraf iets aan veranderd heeft
  • de personen van wie de namen onder het document staan werkelijk degenen zijn geweest die het hebben ondertekend
  • de akte is ondertekend op de genoemde datum en dat er dus niet geantedateerd is
Onderhandse akte
Volgens artikel 156, lid 3 van het Wetboek van Rv zijn onderhandse akten alle akten die niet authentieke akten zijn. Het gaat in feite om die gevallen waarin een verklaring of overeenkomst zonder de aanwezigheid van een notaris is opgesteld. Iedereen kan dus zo’n akte opstellen.
 

Het is mogelijk om een onderhandse akte – tegen betaling – bij de notaris om te laten zetten in een authentieke akte. Hiermee kunt u op een later tijdstip het eerdere bestaan van de betreffende akte aantonen.

 

Bewijskracht
Authentieke akten gelden als dwingend bewijs van dat wat de notaris verklaart over wat hij of zij heeft gedaan, gezien of gehoord (artikel 157, lid 1 van het Wetboek van Rv). Speciaal voor authentieke akten geldt dat iemand de akte ook als bewijs kan gebruiken tegenover iemand die zelf niet bij de ondertekening van het stuk aanwezig is geweest.
 

De onderhandse akte heeft normaal gesproken alleen bewijskracht voor de ondertekenaars zelf (artikel 157, lid 2 van het Wetboek van Rv).

 

Waarom onderhandse akten laten registreren?

Als u een akte laat registreren, kunt u later bewijzen dat de akte op de dag van registratie bestond. Soms moet u een akte laten registreren om gebruik te kunnen maken van een bepaalde regeling.

 

Welke documenten registreert de Belastingdienst niet?
  • onderhandse akte voor lening eigen woning De onderhandse akte waarin een lening voor de eigen woning is opgesteld, kunt u niet door de Belastingdienst laten registreren. U moet de gegevens van deze onderhandse akte, doorgeven aan de Belastingdienst via de aangifte inkomstenbelasting. Kijk voor meer informatie op de internetpagina: ‘Voor mijn eigen woning leen ik geld bij familie, een bv of een buitenlandse bank – mag ik rente aftrekken?’
  • intentieverklaringen en voorovereenkomsten Het is evenmin mogelijk een voorovereenkomst, intentieverklaring of andere verklaring te laten registreren. In plaats daarvan stuurt u deze documenten samen met een speciaal geleideformulier naar: Belastingdienst Postbus 13 6400 AA Heerlen U moet de documenten met het geleideformulier aangetekend naar de Belastingdienst versturen. Zorg ervoor dat u het verzendbewijs bewaart. De Belastingdienst moet tekenen voor ontvangst. U krijgt geen ontvangstbewijs, dus als u deze documenten niet aangetekend verstuurt, kunt u niet aantonen op welke datum u de verklaring of overeenkomst hebt ingediend.
Welke onderhandse akten registreert de Belastingdienst wél?
Akten waarvan registratie wettelijk is vereist voor de geldigheid van de rechtshandeling.
 
Dat geldt voor:
  • Akten die een pandrecht vestigen op een roerende zaak, op een recht aan toonder, of op het vruchtgebruik van zo’n zaak.
  • Akten die een pandrecht vestigen op een tegen een of meer bepaalde personen uit te oefenen recht dat niet aan toonder of order luidt, of op het vruchtgebruik van een zo’n recht.
  • Akten die zijn opgemaakt voor de stille cessie van vorderingen.
  • Akten die aandelen op naam in een beursgenoteerde vennootschap leveren.
Het registreren van onderhandse akten is gratis.

Let op! De Belastingdienst bewaart geen kopieën of afschriften van geregistreerde akten.

 

Hoe biedt u akten aan voor registratie?
Als u 1 of meer akten wilt laten registreren, biedt u die aan bij het belastingkantoor dat akten registreert: Belastingdienst/Kantoor Rotterdam. Aanbieden van akten kan op de volgende manieren:
  • U geeft de akte persoonlijk af. Op werkdagen van 09.00 tot 17.00 uur. De dag waarop u een akte afgeeft, geldt als dag van registratie. Na 17.00 uur kunt u akten alleen in de brievenbus stoppen. Als registratiedatum geldt dan de eerstvolgende werkdag. Het bezoekadres van kantoor Rotterdam is: Belastingdienst/Kantoor Rotterdam Laan op Zuid 45 3072 DB Rotterdam
  • U stuurt de akte op eigen risico met de (aangetekende) post of laat de akte bezorgen door een koerier. Als dag van registratie geldt de dag waarop de Belastingdienst de akte ontvangt. Het postadres is: Belastingdienst/Kantoor Rotterdam Cluster Registratie Postbus 50963 3007 BE Rotterdam

Het digitaal aanleveren van akten is niet mogelijk.

 

Welke gegevens registreert de Belastingdienst?
  • soort akte
  • de datum waarop de akte rechtsgeldig is geworden
  • naam en adresgegevens van ten minste één van de partijen die in de akte voorkomen
  • aantal bladen
  • aantal exemplaren, als u meer exemplaren van 1 akte aanbiedt
  • aantal annexen (bijlagen) en aantal renvooien (kanttekeningen)
  • of een akte is ondertekend

Wat gebeurt na registratie?
Als bewijs van registratie plakt de Belastingdienst een sticker op de geregistreerde akte. Op de sticker staan de volgende gegevens:
  • plaats en datum van registratie
  • registratie- en volgnummer
  • handtekening namens de inspecteur van het belastingkantoor
  • het aantal annexen en renvooien
  • of een akte is ondertekend
De Belastingdienst stuurt geregistreerde akten terug.

Wie mogen geregistreerde gegevens inzien?
De Belastingdienst mag alleen op schriftelijk verzoek inzage geven in de geregistreerde gegevens of een uittreksel afgeven van de geregistreerde gegevens aan:
  • personen die als partij in de akte voorkomen
  • erfgenamen van personen die als partij in de akte voorkomen
  • zogenoemde rechtverkrijgenden